Материалы
Как провести инвентаризацию
Обязательная инвентаризация проводится перед отчетностью и когда наступает определенное событие.
Перед годовой бухгалтерской отчетностью инвентаризируется имущество и обязательства ежегодно. Делается это с 1 октября по 31 декабря. Причем инвентаризация основных средств проводится не реже одного раза в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет. Конкретные сроки и периодичность закрепляются в учетной политике.
Важно: если в учреждении инвентаризацию провели в текущем году после 1 октября, повторно проводить ее перед годовой отчетностью не надо (п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).
Еще обязательная инвентаризация проводится:
· когда учреждение передает имущество в аренду и если арендатор его выкупает;
· учреждение продает имущество;
· при смене материально ответственных сотрудников, например, кассира или кладовщика. А при коллективной (бригадной) ответственности инвентаризация проводится, когда меняется руководитель коллектива (бригадир) или выбывают больше 50 процентов членов коллектива;
· когда выявлена кража, злоупотребление или порча имущества;
· после стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
· если реорганизуют или ликвидируют учреждение, перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс.
Такие случаи установлены в пунктах 1.5, 1.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
при смене главного бухгалтера организации нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств если в трудовом договоре с главным бухгалтером предусмотрено условие о полной материальной ответственности на основании статьи 243 Трудового кодекса РФ. Инвентаризация проводится, если это условие есть в учетной политике.
Когда такое условие есть, речь идет о смене материально ответственного сотрудника. А значит, учреждение обязано провести инвентаризацию. В этом случае главбух полностью отвечает за ущерб, который причинил работодателю, выполняя свою работу. Поэтому предмет инвентаризации – это имущество и обязательства, которые связаны с работой главбуха. Это следует из пункта 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 и статьи 243 Трудового кодекса РФ.
Если же условия о полной материальной ответственности в трудовом договоре с главным бухгалтером нет, то инвентаризацию проводить не обязательно (п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Но учреждение может это сделать, если предусмотрит такую возможность в учетной политике. Это следует из пункта 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Когда проводить добровольную инвентаризацию
В каких случаях проводить инвентаризации, помимо обязательной, необходимо закрепить в учетной политике (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).
Как утвердить Порядок
Порядок обязательной и добровольной инвентаризации необходимо закрепить в учетной политике (п. 6, 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, письмо Минфина России от 30 апреля 2015 г. № 02-07-10/25594). Для этого необходимо оформить приложение к приказу об учетной политике.
В Порядке необходимо прописать:
· график инвентаризаций в отчетном году. В частности, установить даты для ежегодной инвентаризации перед годовой отчетностью;
· сроки инвентаризаций;
· перечень имущества и обязательств для проверки.
В Порядке учесть специфику деятельности учреждения..
Если в учреждении есть имущество казны, то в учетной политике необходимо прописать, как его инвентаризировать. Инвентаризацию имущества казны проводят путем выверки данных бюджетного учета с данными из реестра имущества публично-правового образования, а по недвижимому имуществу – с данными государственных реестров. Об этом сказано в письме Минфина России от 24 марта 2016 г. № 02-07-10/17037.
Кто участвует в инвентаризации
Инвентаризацию проводит постоянно действующая комиссия. Если объем работ большой, дополнительно создается и рабочая комиссия. А когда работы не много, инвентаризационную комиссию можно не создавать. Проверить имущество может ревизионная комиссия, если она есть в учреждении. Это установлено пунктом 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
В состав инвентаризационной комиссии необходимо включить минимум двух человек. Состав утверждает руководитель учреждения приказом. В комиссию можно включить:
· представителей администрации;
· сотрудников бухгалтерии, служб внутреннего контроля или аудита;
· независимого консультанта. Например, заключить договор с аудитором;
· специалистов других служб и отделов учреждения: инженера, экономиста, техника.
Когда инвентаризируются финансовые активы и обязательства, необходимо включить бухгалтера в состав комиссии. А участвовать в инвентаризации нефинансовых активов бухгалтеру не обязательно. В этом случае он должен предоставить информацию для инвентаризации и составить инвентаризационные описи.
Одни и те же сотрудники могут одновременно входить в несколько комиссий учреждения. К примеру, быть членом инвентаризационной комиссии и комиссии по поступлению и выбытию активов.
Материально ответственных сотрудников в инвентаризационную комиссию включать не нужно.
Такие правила установлены в пунктах 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и разъяснены письмом Минфина России от 27 ноября 2014 г. № 02-06-10/60461.
Если инвентаризация проводится в связи с реорганизацией в форме присоединения, в состав комиссии целесообразно включить представителей учреждения-правопреемника (письмо Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-01-11/34511).
Материально ответственные сотрудники участвуют в инвентаризации вверенного им имущества (п. 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Обязанность присутствовать при инвентаризации необходимо включить в условия договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).
если в учреждении подписан договор о полной коллективной материальной ответственности, необходимо прописать в нем условие, что члены коллектива обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества.
Такую рекомендацию дали представители Минфина России в письме от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16. В типовой форме договора обязанность сотрудников участвовать в инвентаризации отнесено к правам коллектива (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Но специалисты Минфина России советуют записать это в обязанности, изменив положения договора. Объясняют это тем, что правила обязывают сотрудников присутствовать при инвентаризации имущества, за которое они ответственны.
Что подготовить к инвентаризации
До начала инвентаризации руководитель издает приказ. После этого комиссия собирает приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег, а бухгалтер формирует инвентаризационные описи.
Непосредственно перед проверкой у сотрудника, он дает расписку, что сдал все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии, все ценности оприходованы или списаны. Расписку делают на бланке инвентаризационной описи в части «РАСПИСКА».
Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Приказ о проведении инвентаризации издается в произвольной форме или используется типовая форма, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
В приказе указывается причина инвентаризации, состав комиссии, какое имущество и обязательства проверяется, даты начала и конца инвентаризации. Утверждает приказ руководитель.
Приказ регистрируется в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
Такой порядок установлен в абзаце 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Инвентаризационные описи составляются по унифицированным бланкам. Для каждого вида имущества заполняется своя форма:
· инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081);
· инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
· инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
· инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (ф. 0504084);
· инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
· инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
· инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
· инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
· инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
· инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091).
Опись заполняется вручную или на компьютере. Пустых строк в описи быть не должно, поэтому на всех строках, которые не заполнены, ставятся прочерки.
Наименование и количество объектов указываются по номенклатуре и в единицах измерения, которые приняты в учете.
Подробные правила описаны в пункте 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
Если допущена ошибка ее необходимо исправить, неверные записи зачеркнуть, над ними написать правильные. Правки заверяют все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.
Опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Материально ответственный сотрудник на первой странице описи дает расписку. В ней он подтверждает, что у него нет претензий к членам комиссии и инвентаризация проведена в его присутствии.
Такой порядок предусмотрен в пункте 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и приказе Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
Как оформить результаты
Результаты инвентаризации сначала фиксируются в инвентаризационных описях. На титульной странице пишется заключение комиссии о недостачах или излишках, которые выявлены. Если же все в порядке, делается запись, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным. Опись подписывают все, кто участвовал в инвентаризации.
После того как проверены все объекты и закрыты описи, составляется акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). А если есть излишки и недостача, дополнительно составляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
Такой порядок установлен в пункте 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
Если во время инвентаризации в учреждение поступят товары, необходимо оформить их отдельной описью. На сопроводительных документах делается отметка «после инвентаризации» и указываются реквизиты описи. Товары приходуются после инвентаризации. Такие правила установлены в пункте 3.18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
составлять инвентаризационные описи по имуществу, которое сдали в аренду (безвозмездное пользование) другим учреждениям не нужно. Такое имущество в свою опись включит арендатор или ссудополучатель, так как арендатор или ссудополучатель обязан проводить инвентаризацию имущества, которое арендовано или получено в безвозмездное пользование (п. 1.3, 3.7 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). По результатам инвентаризации он составляет отдельную опись по арендованному имуществу в трех экземплярах (п. 2.11 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Один экземпляр направляют арендодателю или ссудодателю (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88)
Для управленческого учета или на случай налоговой проверки по имуществу, которое передано в аренду или безвозмездное пользование, необходимо составить акт по результатам инвентаризации. Такой документ оформляется произвольно.
В акте необходимо указать:
·наименование организации, которой передали имущество;
·наименование имущества, его инвентарный номер и единицу измерения;
·сведения о переданном имуществе по данным бухучета: количество, сумма;
·реквизиты договора, по которому передано имущество.
К акту прилагаются экземпляры инвентаризационных описей, которые получены от арендатора или ссудополучателя.
Где отразить излишки и недостачи
Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Составляется она только для имущества, по которому есть отклонения от учетных данных. Указываются только расхождения по излишкам или недостачам, которые выявлены при инвентаризации. Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
Как накажут за несвоевременную инвентаризацию
Если инвентаризацию провели не по правилам или ее результаты оформили с нарушениями, то данные бухготчетности могут признать недостоверными. За это учреждение и ответственных сотрудников оштрафуют.
ИФНС России не может оштрафовать учреждение за то, что оно не провело обязательную инвентаризацию. Проводить такие проверки в интересах самого учреждения. Так проверяют достоверность данных об имуществе и обязательствах. Без регулярных инвентаризаций отчетность может оказаться неправильной. А это уже чревато штрафами и дисквалификацией.
Есть ситуации, когда накажут именно за то, что не проведена инвентаризация.